Miksi tietoja käsitellään

Mercurian päätehtävä on tarjota koulutus-, ohjaus- ja valmennuspalveluita toiminta-alueensa henkilö- ja yritysasiakkaille. Tätä tehtävää hoidettaessa käsitellään ja kerätään henkilötietoja. Tehtävän luonteesta johtuen joudutaan käsittelemään myös arkaluontoisia henkilötietoja.

Miten käsittelemme henkilötietoja

Mercurialle tärkeitä arvoja ovat tietojen käsittelyn luottamuksellisuus sekä opiskelijoiden, valmennettavien, henkilöstön ja asiakkaiden yksityisyyden suojaaminen

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Suomen lakeja, viranomaisten määräyksiä ja ohjeita sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Hyvällä tietojenkäsittelytavalla tarkoitetaan rekisterinpitäjän velvollisuutta huolehtia hyvän tietojenkäsittelyn toteutumisesta henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojalaki kertoo, milloin voi kerätä ja muutoin käsitellä henkilötietoja. Hyvän tietojenkäsittelytavan kannalta tärkeimmät yleiset periaatteet ovat tällöin suunnittelu-, tarpeellisuus-, huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteet sekä rekisteröityjen henkilöiden oikeuksien huomioon ottaminen.

Mercuriassa noudatetaan korkeaa tietosuojatasoa. Henkilötietoja kerätään tiettyjä määriteltyjä ja laillisia tarkoituksia varten, eikä niitä käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietojen käsittelyyn liittyvistä periaatteista ja valvomme tarkoituksenmukaisella tavalla tietojen käyttöä.

Henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteet

Mercuria käsittelee ainoastaan niitä tietojasi, jotka ovat Mercurian toiminnan kannalta tarpeellisia ja tietosuojaselosteiden käyttötarkoituksessa määriteltyjä.  Pyrimme siihen, ettemme käsittele virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja.

Henkilötietojesi kerääminen perustuu opiskelu-, valmennus- tai asiakassuhteeseen, työsuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen meihin.

Tietoja sinusta kerätään silloin, kun haet meille opiskelijaksi tai kun aloitat opinnot Mercuriassa. Tietoja saamme sinulta itseltäsi, viranomaisilta ja muilta julkishallinnon toimijoilta. Opiskeluaikanasi sinusta kertyy esimerkiksi opintosuorituksiin, arviointiin ja henkilökohtaisiin opiskelu- tai valmennusjärjestelyihin liittyvää tietoa.

Asiakkaanamme ja yhteistyökumppaninamme keräämme sinusta yleensä nimi- ja yhteystiedot sekä muita asiakkuutesi hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja, esimerkiksi ajanvaraus- ja laskutustietoja. Voimme kerätä tietojasi myös erikseen antamasi suostumuksen perusteella.

Työntekijänä keräämme sinusta vain työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin. Tietojen kerääminen voi perustua myös työtehtävien erityisluonteeseen, esimerkiksi alaikäisen kanssa työskentelyyn.

Kun vierailet Mercurian www-sivuilla, siitä jää meille erilaisia anonyymeja tai sinuun liitettäviä selailutietoja kuten IP-osoite ja selailuhistoria. Seuranta perustuu evästeiden tai muun vastaavan toiminnallisuuden käyttöön.

Keräämme potentiaalisten asiakkaidemme tietoja kilpailuihin, arvontoihin tai asiakastapahtumiin osallistuttaessa. Päivitämme tietojamme myös muista julkisista osoitelähteistä.

Omien henkilötietojesi tarkastaminen

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoa olemme tallentaneet sinusta. Voit myös kieltää tietojesi käytön tai pyytää niitä poistettavaksi lain sallimissa rajoissa. Pyyntö tietojen tarkastamiseksi on tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Mercuria kauppaoppilaitos Oy, Kirjaamo, Martinlaaksontie 36 01620 Vantaa.

Arkaluontoiset henkilötiedot

Mercurian toiminnan luonteesta ja siihen liittyvistä velvollisuuksista johtuen keräämme opiskelijoista, valmennettavista ja henkilöstöstä myös arkaluontoiseksi luokiteltavaa henkilötietoa. Noudatamme erityistä varovaisuutta arkaluontoiseksi luokiteltavan henkilötiedon käsittelyssä. Tätä tietoa käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu.

Tietojen luovutus

Mercuria voi luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille vain lakien ja viranomaisohjeiden sallimissa rajoissa. Pääasiassa luovutamme tietoja viranomaisille kuten Opetushallitukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle, työvoimahallinnolle, verottajalle, Kansaneläkelaitokselle ja Tilastokeskukselle sekä muille julkishallinnon ja viranomaisten edustajille laissa säädetyillä perusteilla tai toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä.

Lisäksi tietojasi saattavat käsitellä sopimuskumppanimme Mercurian toimeksiannosta. Tällaisissa tapauksissa laadimme sopimuksen tietojenkäsittelystä. Myös näissä tapauksissa huolehdimme tietojesi säilymisestä luottamuksellisina ja vastaamme edelleen tietojesi käsittelystä sinulle.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niiden käsittelyn vaatiman ajan. Säilytämme tietojen eheyden koko niiden elinkaaren ajan. Säilyttämisessä ja tietojen poistamisessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja viranomaisohjeita sekä Mercurian omia sisäisiä ohjeistuksia.

Tietoja saatetaan säilyttää pseudonymisoidussa muodossa tilastointia ja toiminnan kehittämistä varten. Tällöin tietoja ei voida yhdistää tiettyyn henkilöön.

Web-sivustoilla vierailu

Keräämme tietoja myös internet-sivustoilla käymisestä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa IP-osoite ja sitä vastaava DNS-nimi, IP-osoitteen rekisteröinyt organisaatio, ladattavan sivun nimi ja osoite, jolla kävijä on, sivun latausajankohta ja selaimen tyyppi. IP-osoite on internetin toiminnan kannalta välttämätön tunniste, jonka avulla internetissä välitettävät viestit ohjataan oikeisiin paikkoihin. Lähtökohtaisesti IP-osoitetta ei yhdistetä tietokonetta käyttävään henkilöön, mutta se on yhdistettävissä IP-osoitteen rekisteröineeseen organisaatioon. IP-osoite voidaan yhdistää viranomaisen vaatimuksesta.

Evästeet

Useiden muiden verkkosivujen tapaan käytämme eväste- eli ”cookie”- teknologiaa. Tutustu tarkemmin evästekäytäntöihimme.

Tietoturva

Huolehdimme tallentamiemme henkilötietojen tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Reagoimme mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin viivyttelemättä.

Huomioitavaa on, että Mercurian tarjoamia sähköisiä palveluita käyttäessäsi sinun on myös itse huolehdittava omasta tietoturvastasi. Kehotamme sinua käyttämään ja säilyttämään laitteitasi huolellisesti sekä valvomaan niiden käyttöä esimerkiksi riittävin salasanoin. On tärkeää, että huolehdit myös riittävästä virus- ja palomuuripalveluiden käyttämisestä sekä käyttöjärjestelmien päivityksistä.

Asiakasviestintä ja suoramarkkinointi

Lähetämme asiakkaillemme tuotteita ja palveluita koskevaa asiakasviestintää ilman erillistä suostumusta. Voimme lähettää suoramarkkinointiviestejä nykyisille ja potentiaalisille asiakkaillemme.

Muu tieto

Mercuria voi kerätä ja tallentaa muutakin kuin näissä tietosuojaperiaatteissa mainittua tietoa. Näissä tapauksissa Mercuria kysyy aina erikseen suostumuksen sinulta ennen tiedon keräämistä ja käyttöä.

Lisätietoja
Lisätietoja saat Mercurian tietosuojavastaavalta

Arja Rankinen
050 5851382
arja.rankinen(@)mercuria.fi